Ce este sediul social al firmei?

În prezentul articol ne-am propus să răspundem pe scurt la câteva întrebări pe care majoritatea dintre noi și le ridică când vine vorba despre alegerea unei adrese pentru sediul social.

De ce este nevoie să ai un sediu social?

Da, este obligatoriu să ai un sediul social pentru firma ta, indiferent că ai ales să te organizezi sub forma unui PFA sau a unui SRL. Adresa sediului social prezintă numeroase implicații de natură juridică, de la actele de procedură firești pe care le ai de îndeplinit la Registrul Comerțului sau ANAF, până la alegerea instanței competente în caz de litigii. Ne vom rezuma la a evidenția cele mai des întâlnite (dar și cele mai relevante) situații în care este importantă adresa sediului social:

• Adresa sediului social va fi menționată pe toate facturile emise de societate și în toate contractele pe care le vei încheia în numele firmei;
• Sediul social este și adresa de corespondență a firmei, este locul unde vor ajunge scrisorile oficiale cu privire la aceasta (de exemplu înștiințări de la ANAF) și notificări din partea autorităților;
• Atât pentru înregistrarea firmei, cât și pentru toate modificările care vor apărea ulterior înființării, vă adresați către Registrul Comerțului  din județul în care aveți stabilit sediul social. De asemenea, operațiunile care țin de finanțe vor trebui îndeplinite la sediul ANAF în a cărui circumscripție se situează imobilul cu destinație de sediu social;
• În funcție de adresa sediului social se va stabili intanța competentă în cazul unui litigiu. Ceea ce înseamnă că cererea de chemare în judecată a unei firme se va îndrepta către judecătoria sau tribunalul din județul în care firma respectivă își are sediul social.

Unde poți să-ți stabilești sediul social?

De regulă, sediul social poate fi stabilit la orice adresă din România, atâta timp cât poți obține acordul proprietarilor imobilului. Recomandarea noastră este să alegi o adresă cât mai stabilă pentru sediul social și la care poți avea ușor acces pentru corespondență.

Este obligatoriu să fii proprietar pe imobilul unde dorești să faci sediul social?

Răspunsul la această întrebare este NU. Nu este obligatoriu să deții o proprietate în România pentru a putea desfășura activități economice. Dacă te afli în situația în care nu ai un imobil proprietate personală, ai avea câteva variante la care să apelezi:

• Dacă o persoană apropiată deține o proprietate și este de acord cu găzduirea sediului social pentru tine, ai varianta de a face un contract de comodat. Contractul de comodat este un împrumut de folosință cu titlu gratuit, așadar nu vei plăti chirie. De altfel, contractul de comodat pentru sediul social poate fi semnat între părți, fără să fie autentificat la notar;
• Poți închiria un spațiu de la o persoană fizică sau de la o altă firmă, iar în această variantă contractul va fi cu titlu oneros, vei primi dreptul de a folosi spațiul cu destinație de sediu social contra unei prestații în bani convenită împreună cu proprietarul imobilului. Conform normelor în vigoare, înregistrarea contractului de închiriere la ANAF nu mai este o obligație pentru proprietarul care dă în chirie;
• Există și posibilitatea de a primi găzduire de sediu social la un birou de avocat. În această variantă trebuie să ai în vedere că poți avea sediul social la acea adresă doar un an de zile, ulterior este obligatoriu să schimbi adresa sediului social.

Unde NU poți stabili sediul social?

• La o adresă pentru care nu ai acordul tuturor proprietarilor. Lipsa consimțământului chiar a unui singur proprietar duce la imposibilitatea de a folosi imobilul ca sediu social. Aceeași situație se aplică și dacă unul dintre coproprietari ești chiar tu;
• La un imobil care face parte dintr-o moștenire nedezbătută. Dacă nu s-a realizat succesiunea, înseamnă că în acte imobilul nu are încă un proprietar declarat, ceea ce duce la imposibilitatea de a determina persoana de a cărui acord avem nevoie pentru a face dovada dreptului de folosire a spațiului.

Durata sediului social. Ce implică?

În momentul în care semnezi contractul pentru sediul social este recomandat să dai atenție perioadei contractuale, care trebuie să fie întotdeauna determinată. Pentru contractul de comodat perioada maximă este de 50 de ani, iar pentru cel de închiriere este de 49 de ani.

Dacă vei avea sediul găzduit la un birou de avocat, perioada contractului va fi întotdeauna doar de 1 an de zile, fără posibilitate de prelugire.

Perioada pentru care vei avea sediul social la acea adresă se alege, bineînțeles, împreună cu proprietarul spațiului.

Ce se întâmplă dacă expiră sediul social?

În primul rând, firma va fi declarată ca fiind inactivă printr-o decizie emisă de ANAF și  fapta va fi înscrisă în cazierul fiscal pentru fiecare administrator, ceea ce te va împiedica în viitor să fii asociat sau administrator într-o altă firmă. Nu în ultimul rând, Registrul Comerțului poate solicita dizolvarea firmei ca urmare a nerespectării obligației de a avea un sediu social valabil.

Sediul social la bloc. Am nevoie de acordul vecinilor?

Atâta timp cât nu desfășori activitate la sediul social, nu mai este nevoie de acordul vecinilor și nici de la asociația de locatari. Totuși, dacă vei desfășura activitate la sediu (spre exemplu primești clienți acasă), va fi necesar să obții acordul vecinilor care au pereți comuni cu apartamentul destinate sediului social, cât și de la asociația de locatari dacă este cazul.

Dacă adresa sediului social este de casă, nu va fi nevoie de acordul vecinilor chiar dacă aveți activitate la sediu.

Pot schimba adresa sediului social?

Desigur, poți face o schimbare de sediu social oricând, dar este important să iei în considerare că odată cu această modificare ți se va elibera un nou Certificat Unic de Înregistrare iar în cazul schimbării sediului social în alt județ ți se va schimba și numărul de ordine în Registrul Comerțului.

Ce acte trebuie să prezinți pentru sediul social?

Pentru a folosi orice adresă drept sediu social al firmei tale este necesar să prezinți dovada dreptului de a folosi spațiul respectiv (contractul de închiriere/comodat). În funcție de situație, exstă posibilitatea de a ți se solicita și dovada proprietății, care poate fi: un contract de vânzare-cumpărare, un contract de donație, un certificate de moștenitor, ș.a.

În cazul în care închei un contract de subînchiriere pentru spațiu, este întotdeauna necesar să prezinți și contractul de închiriere al primului chiriaș, pentru a se verifica dacă el, la rândul lui, are dreptul de închiria mai departe către persoane terțe.

În ce fel se schimbă situația imobilului destinat sediului social?

Răspunsul la această întrebare depinde de un aspect foarte important. Vei avea sau nu activitate la sediul social?

• Dacă sediul social va rămâne fără activități (spre exemplu desfășori activitatea pe internet, pe teren, la sediul clientului), situația imobilului nu se schimbă în niciun fel. Proprietarul nu își asumă nici un risc, taxele pe imobil nu se modifică în niciun fel, sediul social va rămâne, așadar, doar o adresă de corespondență;
• În schimb, dacă vei desfășura activități la sediul social (spre exemplu îți faci un magazin în curte, primești clienți acasă, ș.a.) , trebuie să iei în considerare o mica creștere a impozitului, în funcție de suprafața din imobil destinată sediului social.

În cazul în care nu ai o adresă pe care să o poți folosi ca sediu, echipa Aprobat.ro vine în întâmpinarea acestei probleme. Te putem ajuta cu găzduirea sediului social în 20 de județe din România, fără să fie nevoie de prezența ta la locație și fără să te deplasezi fizic pentru încheierea contractului. De asemenea, îți oferim și posibilitatea de prelungire după 12 luni, astfel încât nu mai ești nevoit să modifici adresa sediului anual.