Ce trebuie să faci după ce înființezi un PFA?

Acum că PFA-ul tău a fost înregistrat cu succes la Registrul Comerțului și ai intrat în posesia certificatelor originale, următorul pas este să îndeplinești o serie de chestiuni prealabile începerii activității propriu-zise.

Un antreprenor la început de drum se confruntă adesea cu sentimentul de nesiguranță, tocmai de aceea ne-am propus ca în prezentul articol să realizăm parcursul firesc pe care trebuie să-l parcurgi după înființarea PFA-ului tău.

1. Creează-ți un cont în SPV (Spațiul Privat Virtual) de la ANAF pentru a depune Declarația Unică.

Spațiul Virtual Privat este sistemul de comunicare electronica dezvoltat de Ministerul Finanțelor – ANAF, unde poți depune declarația unică (atât cea estimativă, cât și cea reală), poți verifica ce obligații de plată ai de îndeplinit, de unde poți obține și un raport detaliat cu privire la calitatea ta de contribuabil în relația cu Statul, dar nu numai.

Atenție: Vă punem în vedere faptul că de la 1 martie 2022 înregistrarea în SPV este OBLIGATORIE! Așadar, de la această data, documentele depuse la ANAF în format lectic (fizic) nu vor mai fi luate în considerare.

Dacă ai parcurs pașii de înființare PFA și nu te-ai înrolat încă în SPV, te încurajăm să începi demersurile în acest sens, pentru a putea transmite informațiile sau documentele care vor fi solicitate de organele fiscal în termenul stabilit.

Cum îmi fac cont în SPV?

1. Intri pe site-ul ANAF și accesezi secțiunea “Înregistrare în SPV” sau puteți urmări următorul link: https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/inreg_inrol_pf_pj_spv

2. Dat fiind faptul că ai înființat un PFA, vei alege secțiunea pentru persoane fizice, apoi selectează opțiunea “Înregistrare cu parolă”.

3. Completezi spațiile libere cu datele tale personale și apeși butonul “Continuă”, care te va trimite într-un formular reprezentând cererea de înregistrare în SPV.‍

Foarte important: La acest pas vei regăsi un câmp obligatoriu intitulat “Tipul de aprobare”. Aici va trebui să alegi modalitatea în care dorești să ți se verifice identitatea pentru aprobarea contului.

Ai varianta de a te prezenta personal la orice sediu ANAF, sau să soliciți verificarea identității prin mijloace on-line, mai exact printr-un apel video cu unul dintre reprezentații ANAF.

Dacă ai optat pentru cea de-a doua variantă (identificare vizuală on-line prin sistem video), urmează să primești un mail pentru a stabili o întâlnire.

4.  După completarea cererii și verificarea identității, contul tău va fi aprobat și poți începe să-l folosești oricând vei avea nevoie.

2. Depunerea declarației estimative în primele 30 de zile de la înființare

După înființarea PFA-ului, ai la dispoziție 30 de zile pentru a depune declarația unică estimativă la ANAF, prin intermediul SPV, despre care am discutat anterior.

Acesta este momentul în care trebuie să estimezi veniturile pe care le vei obține până la sfârșitul anului, dar și cheltuielile deductibile pe care le vei efectua în acest timp, astfel încât să-ți poți determina venitul net impozabil (însemnând venitul brut minus cheltuielile deductibile).

Pentru calcul acesta (estimativ) va trebui să iei în considerare și luna în care s-a înființat PFA-ul. De exemplu, dacă ți-ai înființat PFA-ul în luna iunie 2022 vei lua în considerare lunile rămase până la sfârșitul anului calendaristic (intervalul iunie-decembrie 2022, însemnând 6 luni).

De reținut: Sumele declarate în declarația unică estimativă NU trebuie să coincidă cu titlu obligatoriu cu sumele reale care s-au încasat, respectiv s-au cheltuit, pe care le vei declara prin declarația unică reală.

Suma impozabilă se va calcula în funcție de venitul net real obținut în anul în curs, iar în niciun caz nu va fi determinată de valorile estimate în prima declarație de după înființare.

3. Depunerea anuală a declarației unice la ANAF

Dacă ești titularul unui PFA neplătitor de TVA, fără angajați, trebuie să știi că ai obligația de a depune o singură declarație la ANAF, o dată pe an, respectând termenul legat stabilit pentru aceasta.

Prin depunerea declarației unice (formularul 212) se stabilesc impozitele (dacă este cazul și contribuțiile sociale) datorate pentru veniturile pe care le-ai obținut în anul anterior.

Nu uita că începând cu data de 1 martie 2022, documentul se poate depune exclusiv online, prin intermediul Spațiului Privat Virtual al ANAF.

Prin Legea 296/2020 de modificare a Codului Fiscal, termenul de depunere a declarației unice este stabilit la data de 25 mai a anului următor celui în care se obțin veniturile.

Este important să iei în considerare că impozitul și constribuțiile sociale, așa cum au fost calculate în declarația unică, se achită la momentul depunerii acesteia.

Declarația unică este un înscris cu titlu executoriu, ceea ce înseamnă că neplata obligațiilor față de stat, asumate prin depunerea acesteia, poate atrage executarea silită, fără a mai fi necesară îndeplinirea altor formalități.

Despre modalitatea în care poți calcula impozitul și contribuțiile pe care le datorezi am discutat pe lag într-un aticol dedicat taxelor impuse unui PFA.

4. Obținerea unui cod de TVA intracomunitar

Vrem să începem prin a menționa că acest pas NU este obligatoriu pentru toate PFA-urile. Totuși, dacă urmărești să colaborezi cu firme care nu au naționalitate română (din țări UE sau din exteriorul spațiului European), după înființarea unui PFA, vei avea nevoie și de obținerea acestui cod special de TVA.

Trebuie să reținem că toate firmele nou înființate în România (SRL sau PFA), se înființează ca fiind microintreprinderi, neplătitoare de TVA până la depășirea pragului de 300.000 lei/an.

Dacă încasezi mai mult 300.000 de lei în anul în curs, anul viitor vei deveni plătitor de TVA, pe facturile tale va apărea și taxa pe valoare adăgată, iar la sfârșitul anului fiscal îți vei putea deduce și TVA-ul aferent achizițiilor pe care le-ai efectuat.

Chiar dacă nu depășești plafonul mai sus menționat, dar dorești  să cumperi sau să vinzi înafara țării, dacă vei colabora cu o firmă din străinătate sau dacă vei presta servicii pentru persoane din afara României, va trebui să te înregistrezi în scopuri de TVA, pentru obținerea codului de TVA intracomunitar.

Atenție: Înregistrarea specială în scopuri de TVA NU va atrage după sine și statutul de plătitor de TVA. Poți obține codul de TVA pentru facturare și să rămâi neplătitor de TVA.

În concret, dacă achiziționezi servicii de la o firmă din străinătate care are statut de plătitoare de TVA, vei folosi codul respectiv pentru întocmirea unor declarații prin care se declară că TVA-ul aferent serviciilor îl vei plăti Statului Român (nu către firma de la care se achiziționează serviciul). De asemenea, facturile pe care le emiți către un client din străinătate vor fi emise fără TVA, dar este necesar să conțină acest cod.

Dacă te regăsești printre persoanele care au obligația să se înregistreze în scopuri de TVA prin procedura specială la ANAF, trebuie să știi că este important să faci aceste demersuri înainte de a începe colaborarea cu firmele din străinătate.

De asemenea, ia în considerare că, dacă te găsești în această situație, va fi nevoie să depuneți și alte declarații la ANAF (pe lângă cea unică), pentru care îți recomandăm să iei legătura cu un expert contabil.‍

5. Achiziționarea unui sistem de facturare. Am nevoie și de casă de marcat?

Pentru ca afacerea ta să funcționeze în conformitate cu legea în vigoare, orice operațiune care îți aduce venit (comercializarea de bunuri, prestarea oricărui serviciu) trebuie să fie justificată printr-un document care atestă încasarea (factură fiscală, bon fiscal, chitanță, etc.).

Ce reprezintă o factură? Când este acceptată factura ca document justificativ?

Factura este un document contabil emis de o companie (furnizorul), către o altă companie sau persoană fizică (clientul), document ce conține lista cu produsele vândute sau serviciile prestate clientului de către furnizor.

Conform Codului Fiscal, facture poate fi emisă pentru:

• Livrări de bunuri
• Prestări de servicii
• Vânzări efectuate la distanță

Dacă activitatea ta are loc preponderant (sau chiar exclusiv) on-line, sau dacă prestezi servicii pentru care nu încasezi în numerar, ci doar într-un cont bancar, poți lucra doar cu sisteme de facturare on-line, fără să fie nevoie de casă de marcat.

Ce este bonul fiscal? Când sunt obligat să am casă de marcat?‍

Bonul fiscal este documentul emis de aparatul de marcat electronic fiscal la efectuarea unei tranzacții – de livrare a unui produs sau de prestare a unui serviciu.

Casa de marcat este obligatorie atâta timp cât desfășori o activitate care presupune livrări de bunuri cu amănuntul (magazine, restaurante, etc.), dar și dacă prestezi servicii directe cu caracter permanent către populație (saloane de înfrumusețare, săli de fitness, service auto, etc.).

De asemenea, dacă încasezi, integral sau parţial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul, precum şi a prestărilor de servicii efectuate direct către populaţie (vezi OUG 28/1999 cu modificările și completările ulterioare).

Observăm că majoritatea activităților pentru care este obligatorie deținerea unei case de marcat fiscalizată, presupun de multe ori și existența unui punct de lucru (un sediu unde desfășori activitatea). De aici putem reține următoarele concluzii:

• Dacă desfășori o activitate care presupune vânzarea fizică cu amănuntul de bunuri, sau prestarea de servicii directe cu caracter permanent (așadar nu ocazional), de obicei într-o locație fixă, VEI AVEA NEVOIE DE CASĂ DE MARCAT!

Atenție: Obligativitatea deținerii casei de marcat intră în vigoare de la data începerii activității comerciale.

• Dacă activitatea ta are loc preponderant online, vânzarea de bunuri sau serviciile prestate au loc de la distanță, sau activitatea ta se încadrează la cele prevăzute în art. 2 din OUG 91/2014, NU VEI AVEA NEVOIE DE CASĂ DE MARCAT. Pentru aceste servicii, poți folosi sisteme de facturare online.

Atenție: Chiar dacă activitatea ta nu presupune obligativitatea deținerii casei de marcat, dacă vei încasa cash, ai obligația de a emite chitanță.

Acum că ți-am adus în vedere cele mai importante obligații pe care le ai de îndeplinit ulterior înființării unui PFA, dorim să venim și cu unele sugestii care te pot ajuta în viitor să-ți administrezi eficient afacerea.

1. Deschide un cont bancar separat

Deși nu reprezintă o obligație pentru un PFA, deschiderea unui cont bancar destinat PFA-ului este un real ajutor pentru o evidență mai riguroasă a încasărilor și a cheltuielilor în legătură cu activitatea desfășurată, mai ales atunci când ai mai multe surse de venit.‍

2. Ia legătura cu un contabil specializat în activități de freelancing

Este adevărat că activitatea economică a unui PFA este mai ușor de administrat din punct de vedere contabil decât cea a unui SRL. Tocmai de aceea, legea permite titularilor de PFA să se ocupe personal de evidențele contabile, fără să impună colaborarea cu cineva specializat în domeniu.

Cu toate acestea, noi recomandăm, cel puțin pentru început, până te familiarizezi cu procedurile de depunerea a declarațiilor, de plata a impozitelor, de formulare a diverselor cereri la organul fiscal, ș.a. să iei legătura cu o persoană care are calitatea de contabil și care te poate îndruma  la început de drum. Lăsând în seama unui expert chestiunile de ordin fiscal, poți acorda mai multă atenție gestiunii serviciilor pe care le oferi, pentru ca afacerea ta să crească de la o zi la alta.