Dovada plății – factură, chitanță, bon fiscal

1. Ce reprezintă factura conform legislației fiscale din România?

• Cine poate emite o factură?
• În ce cazuri este obligatorie emiterea unei facturi?
• Ce elemente esențiale trebuie să conțină o factură fiscală?
• În ce termen trebuie emisă factura conform legislației fiscale?

2. Ce reprezintă chitanța conform legislației din România?

• Cine poate emite o chitanță?
• Ce informații obligatorii trebuie să conțină o chitanță?
• Poate fi corectată o chitanță care conține una sau mai multe greșeli?

3. Ce reprezintă bonul fiscal conform legislației din România?

• Cine poate emite un bon fiscal și când trebuie eliberat?
• În ce cazuri este obligatorie emiterea unui bon fiscal?
• Ce informații minimale trebuie să cuprindă bonul fiscal?

Temeiul legal pentru emiterea acestor documente este cuprins în dispozițiile Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, Legii nr. 943/2006 privind înregistrarea cu regim special a unor operațiuni economice, Ordinul nr. 2.634/2015 privind documentele financiar contabile, OUG nr. 28/1999 și Legii contabilității nr. 82/1991.

1. Ce reprezintă factura conform legislației fiscale din România?

Conform legislației din România, factura este un document fiscal utilizat în principal pentru vânzarea de bunuri și servicii între persoane juridice având o importanță majoră în activitatea comercială. Factura este eliberată de către furnizorii de bunuri sau servicii către clienți, care atestă vânzarea sau prestarea serviciilor și sumele aferente acestora.

Cine poate emite o factură?

Factura poate fi emisă de Persoanele Fizice Autorizate, respectiv de persoanele juridice, fără a prezenta importanță dacă acestea sunt sau nu înregistrate ca plătitoare de TVA. Facturile emise în conformitate cu art. 319 din Codul Fiscal nu au vreo restricție în privința sumei cuprinse în cadrul acestora și creează o obligație de plată în sarcina persoanelor fizice sau juridice, după caz.

De reținut! Persoanele fizice nu pot emite o factură.

În ce cazuri este obligatorie emiterea unei facturi?

Conform legislației fiscale din România, ești obligat să întocmești o factură în următoarele cazuri:

a) pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii efectuate;
b) pentru fiecare vânzare la distanţă pe care a efectuat-o, în condiţiile prevăzute la art. 275 alin. (2) şi (3) C. fiscal;
c) pentru livrările intracomunitare de bunuri efectuate în condiţiile prevăzute la art. 294 alin. (2) lit. a)-c) C. fiscal;
d) pentru orice avans încasat în legătură cu una dintre operaţiunile menţionate la lit. a) şi b).
e) la vânzarea de produse sau servicii către o persoană juridică sau o persoană fizică autorizată;
f) la livrarea de bunuri sau prestarea de servicii în baza unui contract încheiat cu o persoană juridică sau o persoană fizică autorizată.

Ce elemente esențiale trebuie să conțină o factură fiscală?

Factura eliberată conform Codului Fiscal trebuie să conțină anumite informații esențiale, cum ar fi:

• datele de identificare ale furnizorului și ale clientului (denumirea, adresa, numărul de identificare fiscală, numărul de înregistrare la registrul comerțului);
• data emiterii facturii;
• descrierea detaliată a bunurilor sau serviciilor furnizate;
• cantitatea și prețul unitar al bunurilor sau serviciilor;
• valoarea totală a facturii;
• cota de TVA aplicată și valoarea acesteia;
• numărul facturii și data înregistrării acesteia în registrul de evidență fiscală.

În situațiile în care nu este obligatorie emiterea facturii, cum ar fi cazul furnizării de servicii medicale sau educaționale, se poate folosi și un alt document fiscal, cum ar fi adeverința de plată.

Este important ca factura să fie păstrată atât de către vânzător, cât și de către cumpărător pentru a servi drept dovadă a tranzacției efectuate și pentru a putea fi folosită în cazul în care este necesară prezentarea acesteia în fața autorităților fiscale sau în alte scopuri.

În ce termen trebuie emisă factura conform legislației fiscale?

Este important de menționat că o factură trebuie să fie emisă înainte sau în momentul livrării bunurilor sau prestării serviciilor. În cazul în care clientul achită avans sau sume intermediare, furnizorul poate emite facturi parțiale sau proforme, iar factura finală poate fi emisă după livrarea completă a bunurilor sau serviciilor.

În situația în care furnizorul nu poate emite o factură pentru o anumită tranzacție, există posibilitatea eliberării altor documente fiscale, cum ar fi bonul fiscal sau chitanța, acestea fiind reglementate prin legislația fiscală în vigoare (spre exemplu, dacă valoarea tranzacției este mai mică de 100 de lei, furnizorul poate emite o chitanță sau un bon fiscal în locul facturii).

2. Ce reprezintă chitanța conform legislației din România?

Conform legislației din România, chitanța reprezintă un document cu regim fiscal, având un rol justificativ de înregistrare în registrul de casă și în contabilitate a încasărilor și plăților efectuate în numerar pe de-o parte, iar, pe de altă parte, a depunerilor de sume la casieria entității, eliberat de către vânzători sau prestatorii de servicii care atestă plata efectuată de către client.

Este important de menționat că emiterea chitanței nu este obligatorie în toate cazurile, ci doar în anumite situații stabilite de legislație.

Atenție! Chitanța nu poate fi eliberată pentru plățile efectuate prin intermediul cardului bancar.

Cine poate emite o chitanță?

Conform legislației din România, chitanța poate fi eliberată de Persoana Fizică Autorizată, precum și de persoanele juridice. Spre deosebire de factură, chitanțele emise în conformitate cu legislația în vigoare sting obligația de plată existentă, reprezentând o dovadă a plății efectuate. Cu toate acestea, prin Legea nr. 70/2015 se impun anumite limite cu privire la suma care poate fi încasată în temeiul unei chitanțe.

Conform legislației fiscale din România, emiterea chitanței este obligatorie în următoarele cazuri:

• În cazul achiziționării de bunuri sau servicii către persoane fizice sau persoane juridice;
• În cazul plății de impozite, taxe, contribuții și alte obligații bugetare.

Este important de menționat că emiterea unei chitanțe nu înlocuiește emiterea unei facturi în cazul în care aceasta este obligatorie. În conformitate cu legislația fiscală, emiterea facturii este obligatorie atunci când valoarea tranzacției depășește 100 de lei și se referă la vânzarea de bunuri sau prestarea de servicii între două entități comerciale.

Ce informații obligatorii trebuie să conțină o chitanță?

Chitanța trebuie să conțină o serie informații obligatorii, cum ar fi:

• denumirea și adresa prestatorului de servicii sau a vânzătorului;
• codul de identificare fiscală;
• numărul de înregistrare;
• denumirea și cantitatea produselor sau serviciilor achiziționate sau plătite;
• datele de identificare ale persoanei fizice/persoanei juridice;
• valoarea totală a tranzacției și suma plătită;
• data și ora plății;
• numărul de înregistrare a chitanței;
• semnătura casierului.

Este important de menționat că acest document trebuie eliberat imediat după efectuarea plății, iar refuzul sau neglijarea emiterii chitanței poate duce la sancțiuni financiare.

În situațiile în care nu este obligatorie emiterea chitanței, cum ar fi cazul plății salariilor, se poate folosi și un alt document fiscal, cum ar fi fluturașul de salariu.

Poate fi corectată o chitanță care conține una sau mai multe greșeli?

Din cauza regimului fiscal reglementat și a faptului că o chitanță este, potrivit legislației fiscale, un document justificativ în temeiul căruia se primește o sumă de bani în numerar, pe documentele în baza cărora se primește, se eliberează sau se justifică numerarul nu se admit corecturi sau ștersături conform dispozițiilor 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile.

În măsura în care o chitanță a fost completată greșit, singura modalitate prin care această greșeală poate fi remediată este anularea chitanței și emiterea unei noi chitanțe, de această dată completată cu datele corespunzătoare.

3. Ce reprezintă bonul fiscal conform legislației din România?

Conform legislației din România, bonul fiscal este un document care atestă încasarea contravalorii bunurilor sau serviciilor achiziționate. Aceste documente fiscale sunt emise de către agenții economici care încasează contravaloarea bunurilor sau serviciilor furnizate direct către populație, cu excepția cazurilor în care operațiunile sunt scutite de TVA sau nu sunt supuse acestei obligații.

ATENȚIE! Spre deosebire de chitanță, bonul fiscal poate fi eliberat și ca urmare a efectuării unei plăți prin intermediul unui card de credit/debit sau a substitutelor de numerar.

Cine poate emite un bon fiscal și când trebuie eliberat?

Conform legislației din România, bonul fiscal poate fi eliberat de Persoana Fizică Autorizată, precum și de persoanele juridice care utilizează case de marcat, având ca efect stingerea obligației de plată în contul persoanei care efectuează plata.

Conform Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, pentru încasarea contravalorii bunurilor sau serviciilor achiziționate de la operatorii economici care aplică sistemul de TVA la încasare, se eliberează bon fiscal sau bon fiscal simplu. Eliberarea bonului fiscal sau a bonului fiscal simplu se face în momentul încasării contravalorii, în numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a substitutelor de numerar, de către orice operator economic care efectuează livrări de bunuri sau prestații de servicii către populație, în condițiile prevăzute de lege.

În ce cazuri este obligatorie eliberarea unui bon fiscal?

Conform legislației fiscale din România, emiterea bonului fiscal este obligatorie în următoarele cazuri:

• vânzarea de bunuri sau prestarea de servicii către persoane fizice, inclusiv cele cu domiciliul fiscal în străinătate, cu excepția cazurilor în care valoarea tranzacției nu depășește valoarea minimă;
• vânzarea de bunuri sau prestarea de servicii către persoane juridice sau alte entități cu personalitate juridică, precum și către alte persoane fizice care obțin venituri din activități economice, indiferent de valoarea tranzacției.

În cazul în care se fac mai multe vânzări sau prestații de servicii către aceeași persoană fizică în aceeași zi, valoarea totală a acestora poate fi înregistrată pe același bon fiscal.

Cu toate acestea, este important de menționat că înregistrarea mai multor tranzacții pe același bon fiscal nu este permisă în cazul vânzării de produse accizabile, cum ar fi băuturile alcoolice, țigările, produsele din tutun, cafeaua și altele.

ATENȚIE! Prin Legea nr. 70/2015 se impun anumite limite cu privire la suma care poate fi încasată în temeiul unui bon fiscal.

Ce informații minimale trebuie să cuprindă bonul fiscal?

Bonul fiscal trebuie să conțină anumite informații minimale, în conformitate cu legislația în vigoare, precum:

• denumirea și adresa comerciantului;
• denumirea și cantitatea produselor sau serviciilor vândute;
• valoarea totală a tranzacției și suma plătită;
• data și ora înregistrării tranzacției;
• numărul de înregistrare a bonului fiscal.

Este important de menționat un aspect: comerciantul este obligat să elibereze bonul fiscal imediat după înregistrarea tranzacției. Refuzul sau neglijarea emiterii bonului fiscal poate duce la sancțiuni financiare.

În situațiile în care nu este obligatorie emiterea bonului fiscal, comerciantul trebuie să ofere clientului o chitanță sau un alt document fiscal care să ateste achitarea sumei respective.

ATENȚIE! Dacă pe bon apare Codul de Identificare Fiscală al societății atunci are rol de factură simplificată – TVA-ul poate fi dedus în temeiul bonului fiscal, fără a mai cere și o factură însoțitoare, însă aceste facturi simplificate nu se declară la ANAF ca tranzacții între persoane plătitoare de TVA.