Tot ce trebuie să știi despre NIR, Factură și Aviz: Reguli și obligații legale

Care este scopul notei de recepție și constatare de diferențe?

Scopul acestui document este de a identifica orice diferențe sau probleme care pot exista la recepția bunurilor și de a asigura o bază pentru soluționarea acestora.

Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (NIR) serveşte ca:

• document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;
• document justificativ pentru încărcare în gestiune;
• document justificativ de înregistrare în contabilitate.‍‍

În ce situații este obligatorie întocmirea notei de recepție și constatare de diferențe?

În România, nota de recepție și constatare de diferențe este obligatorie în următoarele situații:

• la primirea mărfii în cadrul unei livrări de la un furnizor sau din import;
• la primirea bunurilor în leasing sau închiriere;
• în cazul în care avem intrări de mărfuri în gestiunea la care evidența se ține la preț de vânzare;
• dacă bunurile care sunt facturate sau menționate pe avizul de însoțire a mărfii nu fac parte din aceeași gestiune. Pentru a se putea face repartizarea lor pe gestiune este necesară întocmirea unei NIR;
• în situația în care firma primește bunuri în vederea păstrării, în custodie, sau în vederea prelucrării;
• în cazul în care achizițiile se fac de la persoane fizice. Persoanele fizice nu emit factură, astfel că NIR este documentul care atestă intrarea în gestiune;
• în situația în care se primesc bunuri fără niciun document de livrare.

Această documentație servește la confirmarea cantității și stării bunurilor primite, precum și la identificarea oricăror diferențe sau probleme la primire.

Cum este realizată recepția și încărcarea în gestiune când întocmirea NIR nu este obligatorie?

În cazurile în care întocmirea NIR nu este obligatorie, recepția și încărcarea în gestiune, după caz, și înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoțește transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii etc).‍

Ce informații minime trebuie să cuprindă, în mod obligatoriu, NIR?

Conform legislației fiscale din România, nota de intrare-receptie și constatare de diferențe (NIR) trebuie să conțină următoarele informații minime:

• Identificarea părților: numele, adresa și codul fiscal al expeditorului și al destinatarului.
• Identificarea mărfii: descrierea clară și completă a bunurilor livrate, inclusiv cantitatea, unitatea de măsură și prețul unitar.
• Data livrării: data în care s-a efectuat livrarea.
• Semnătura părților: semnătura ambelor părți (expeditor și destinatar) pentru a confirma primirea bunurilor livrate și pentru a dovedi încetarea răspunderii expeditorului.
• Detalii suplimentare: orice alte detalii relevante, cum ar fi taxele aplicabile, codurile de bare ale produselor sau alte informații specifice tranzacției.‍‍

Ce reprezintă factura conform legislației fiscale din România?

Conform legislației în vigoare din România, factura este un document fiscal care atestă o tranzacție comercială încheiată între o persoană juridică sau o persoană fizică autorizată (furnizor) și un cumpărător. Factura conține informații precum numele și adresa furnizorului și a cumpărătorului, data și locul livrării, descrierea produselor sau serviciilor, prețul și valoarea TVA.

Care este scopul facturii și la ce servește acest document?

Această documentație servește la probarea tranzacției comerciale și la determinarea obligațiilor fiscale ale părților implicate. Factura este un document important în ceea ce privește raportarea veniturilor și a cheltuielilor pentru scopuri fiscale și trebuie păstrată și arhivată conform legislației fiscale aplicabile.‍

În ce cazuri este obligatorie întocmirea facturii conform legislației din România?

Conform legislației fiscale din România, ești obligat să întocmești o factură în următoarele cazuri:

• pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii efectuate;
• pentru fiecare vânzare la distanţă pe care a efectuat-o, în condiţiile prevăzute la art. 275 alin. (2) şi (3) C. fiscal;
• pentru livrările intracomunitare de bunuri efectuate în condiţiile prevăzute la art. 294 alin. (2) lit. a)-c) C. fiscal;
• pentru orice avans încasat în legătură cu una dintre operaţiunile menţionate la lit. a) şi b).
• la vânzarea de produse sau servicii către o persoană juridică sau o persoană fizică autorizată;
• la livrarea de bunuri sau prestarea de servicii în baza unui contract încheiat cu o persoană juridică sau o persoană fizică autorizată.‍

Ce informații trebuie să cuprindă factura fiscală?

‍Conform legislației fiscale din România, pe o factură fiscală trebuie să figureze, în mod obligatoriu, urmatoarele date:

• numărul de ordine;
• numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;
• data emiterii facturii;
• data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
• denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
• denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 316 C. fiscal, ale reprezentantului fiscal;
• denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
• denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 316 C. fiscal ale reprezentantului fiscal;
• denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularităţile prevăzute la art. 266 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;
• baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;
• indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei;
• în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului, menţiunea "autofactură;"
• în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispoziţiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
• în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, menţiunea "taxare inversă";
• în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, menţiunea "regimul marjei - agenţii de turism";
• dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile "regimul marjei - bunuri second-hand", "regimul marjei - opere de artă" sau "regimul marjei - obiecte de colecţie şi antichităţi", după caz;
• în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea "TVA la încasare";
• o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune.‍

Întocmirea unei facturi fiscale este obligatorie în toate cazurile?

Conform legislației din România, există anumite cazuri în care nu este obligatorie întocmirea unei facturi, acestea includ:

• tranzacții cu valoare sub pragul minim;
• schimbul de bunuri sau servicii între persoanele care aparțin aceluiași grup fiscal: în acest caz, nu este necesar să se emită facturi, întrucât acestea sunt tratate ca transferuri interne în cadrul aceluiași grup fiscal.
• livrări gratuite: în cazul în care livrezi produse sau servicii gratuit, nu este necesar să emiți o factură.
• livrarile bunurilor prin magazinele cu amanuntul si prestarea de servicii catre consumatori pentru care este obligatorie emiterea bonurilor fiscale, conform Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr. 28/1999;
• livrarile de bunuri si prestarile de servicii pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fara a fi nominalizat cumparatorul: transportul persoanelor pe baza biletelor sau abonamentelor de calatorie sau accesul pe baza de bilet la spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, targuri si expozitii;
• livrarile de bunuri care se efectueaza prin automate comerciale, serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate sau serviciile de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite.
• livrări de bunuri și prestări de servicii în cadrul unei activități caritabile: în acest caz, facturarea nu este obligatorie, întrucât activitatea caritabilă este scutită de taxe.‍

Ce reprezintă, conform legislației din România, avizul de însoțire mărfii?

Indiferent dacă vorbim despre transportul național sau internațional, avizul de însoțire a mărfii a este un document necesar bunei desfășurări a operațiunii de livrare. Documentul cuprinde informații financiare și trebuie să însoțească marfa transportată pe toată durata, începând din punctul de plecare și până la destinație.

Conform legislației din România, acest document poate fi utilizat ca un instrument de gestionare a livrării și poate conține informații precum numărul de colete, descrierea mărfii, cantitatea, greutatea și orice alte detalii relevante despre livrare.

Prin intermediul acestui aviz se întocmește factura fiscală emisă de către furnizor.‍

Care este scopul avizului de însoțire a mărfii?

Avizul de însoțire a mărfii poate fi utilizat pentru a confirma primirea livrării și poate fi semnat de către destinatar pentru a confirma că a primit bunurile în condițiile convenite. Acest document poate fi, de asemenea, folosit ca o dovadă a livrării și poate fi utilizat în eventualitatea unui litigiu cu privire la livrare.

Este important de menționat că utilizarea avizului de însoțire a mărfii poate varia în funcție de acordurile contractuale dintre părți și de regulile și regulamentele specifice industriei.

Cum se întocmește avizul de însoțire a mărfii?

Avizul de însoțire a mărfii se întocmește înainte expedierea unor anumite produse către un destinatar, acesta trebuie să însoțească marfa pe parcursul întregii operațiuni de transport. Acesta se tipărește în două sau mai multe exemplare, de către unitățile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul realizării livrării, dar și în alte situații stabilite prin procedurile interne ale firmei.‍

Ce informații trebuie să cuprindă avizul de însoțire a mărfii?

• Numărul și seria de înregistrare;
• Data emiterii;
• Datele despre furnizorul de bunuri: adresa, numele companiei și codul unic de identitate fiscală;
• Datele despre cumpărător: numele companiei, codul unic de identitate fiscal și adresa;
• Datele despre delegatul expediției: informații din cartea sa de identitate, numărul autoturismului de transport care urmează să livreze marfa și ora la care se efectuează expediția;
• Informații despre bunurile trimise: o scurtă descriere, prețul și cantitatea acestora;
• Data de primire a produselor și semnătura celui care le-a primit în gestiune.