Sediul social vs. punctul de lucru – tot ce trebuie să știi

1. Ce reprezintă sediul social?
1.1. Care sunt trăsăturile esențiale ale sediului social?
1.2. Ce condiții trebuie să îndeplinească sediul social?
1.3. Care sunt pașii necesari pentru stabilirea sediului social al unei societăți?

2. Cum putem defini punctul de lucru?
2.1. În ce cazuri devine obligatorie înființarea unui punct de lucru?
2.2. Care sunt caracteristicile generale ale punctului de lucru?
2.3. Ce condiții trebuie să îndeplinească punctul de lucru?
2.4. Care sunt pașii necesari pentru înființarea unui punct de lucru?

3. Privire comparativă

1. Ce reprezintă sediul social?

Sediul social reprezintă unul dintre elementele esențiale și obligatorii la constituirea unui SRL, fiind adresa juridică a unei companii, adică locul unde se iau deciziile importante referitoare la activitatea societății și unde se desfășoară activitățile administrative.
În conformitate cu legislația din România, o societate trebuie să aibă un sediu social în țară, care să fie înregistrat la Registrul Comerțului și să fie publicat în Monitorul Oficial.
Sediul social poate fi situat în orice localitate din România, chiar și la adresa de domiciliu a unuia dintre fondatorii societății. Acesta este locul unde se vor primi comunicările oficiale, inclusiv documentele oficiale ale societății, corespondența cu autoritățile fiscale și cu alte organizații.

1.1. Care sunt trăsăturile esențiale ale sediului social?

Printre caracteristicile esențiale ale sediului social stabilit conform legislației din România se numără:

• adresa sediului social trebuie să fie clar indicată în actul constitutiv al societății și să fie înregistrată la Registrul Comerțului;
• sediul social trebuie să fie localizat în România;
• sediul social este important pentru determinarea legii aplicabile societății, pentru desemnarea organelor de conducere ale societății și pentru stabilirea competenței -- -- instanțelor judecătorești în cazul unor litigii;
• sediul social trebuie să fie un spațiu fizic, identificabil și accesibil;
• în ceea ce privește impozitarea, sediul social reprezintă locul în care compania plătește impozitele, respectiv taxele locale și naționale;
• în cazul în care sediul social este stabilit într-un imobil, societatea trebuie să aibă o formă legală de utilizare a spațiului, precum un contract de închiriere, de comodat sau de proprietate.

‍ATENȚIE! Sediul social trebuie să fie stabilit într-un imobil existent, care are autorizație de construire, iar proprietarul trebuie să dețină documente legale care să ateste dreptul de proprietate asupra spațiului respectiv.
Cu alte cuvinte, sediul social nu poate fi stabilit pe un simplu teren, unde nu este edificată o construcție.

1.2. Ce condiții trebuie să îndeplinească sediul social?

Condițiile pe care trebuie să le îndeplinească sediul social variază în funcție de tipul de activitate pe care compania sau organizația îl desfășoară.
În primul rând, la înființarea unei societăți trebuie depus documentul care conferă dreptul de folosință asupra imobilului. Astfel, utilizarea unui spațiu ca sediu social trebuie realizată în temeiul:

• unui drept de proprietate, caz în care imobilul figurează ca un activ al societății;
• unui contract de comodat, caz în care utilizarea ca sediu social poate fi pusă la dispoziție în mod gratuit de către asociați sau alte persoane chiar la domiciliul acestora;
• unui contract de închiriere, care conferă dreptul de stabilire a sediului social în schimbul unei sume de bani.

În general, sediul social trebuie să aibă o adresă valabilă și să fie înregistrat la Registrul Comerțului.
De asemenea, sediul social trebuie:

• să îndeplinească standardele legale de securitate și siguranță;
• să aibă o adresă poștală valabilă;
• să fie dotat cu toate facilitățile necesare.

1.3 Care sunt pașii necesari pentru stabilirea sediului social al unei societăți?

Pentru a stabili un sediu social conform legislației din România, este necesar să urmați următorii pași:

• alegeți o adresă pentru sediul social - adresa trebuie să fie una validă și să permită primirea corespondenței oficiale;
• verificați proprietatea sau dreptul de folosință a spațiului - dacă sunteți proprietarul spațiului, asigurați-vă că aveți actele necesare pentru a dovedi acest lucru. Dacă nu - sunteți proprietarul, trebuie să aveți un contract de închiriere sau o altă formă legală de folosință a spațiului;
• elaborați actul de înființare (actul constitutiv) al companiei - în cazul în care compania nu există deja, trebuie să elaborați actul de înființare al companiei, care trebuie să - conțină informațiile legale necesare pentru înregistrarea la Registrul Comerțului;
• depuneți documentele necesare la Registrul Comerțului;
• obțineți autorizațiile necesare - în funcție de activitatea desfășurată, poate fi necesară obținerea unor autorizații speciale.

2. Cum putem defini punctul de lucru?

Conform legislației din România, punctul de lucru al unei societăți reprezintă o locație secundară în care o companie își desfășoară activitatea economică, de producție sau de prestare a serviciilor în mod efectiv, cum ar fi birourile, magazinul sau fabrica.
Punctul de lucru poate fi situat în aceeași localitate cu sediul social sau într-o zonă geografică diferită de acesta și poate fi, de asemenea, o locație temporară sau permanentă.
În general, punctul de lucru este utilizat pentru a extinde activitatea companiei în alte zone sau pentru a fi mai aproape de clienții sau partenerii de afaceri.

ATENȚIE! O societate poate înființa mai multe puncte de lucru, însă acestea trebuie înregistrate la Registrul Comerțului.

2.1. În ce cazuri devine obligatorie înființarea unui punct de lucru?

Conform legislației din România, înființarea unui punct de lucru este obligatorie în următoarele cazuri:

• dacă sediul social al societății comerciale se află în altă localitate decât cea în care se desfășoară activitatea economică. În acest caz, societatea trebuie să înregistreze punctul de lucru la Registrul Comerțului și să obțină o autorizație de funcționare.
• dacă societatea desfășoară activitate economică în mai multe locații din aceeași localitate, iar aceste locații sunt folosite pentru primirea clienților, prestarea de servicii sau livrarea de produse. În acest caz, societatea trebuie să înregistreze punctele de lucru la Registrul Comerțului și să obțină autorizații de funcționare separate pentru fiecare punct de lucru.
• dacă societatea desfășoară activitate economică în mai multe localități din România. În acest caz, societatea trebuie să înregistreze punctele de lucru la Registrul Comerțului și să obțină autorizații de funcționare separate pentru fiecare punct de lucru;
• dacă activitatea impune necesitatea unui punct de desfacere/atelier de producție etc.
• dacă sediul social al societății este utilizat doar în scop administrativ, spre exemplu, la biroul unui avocat, iar societatea are nevoie de un birou pentru a primi clienții.

2.2. Care sunt caracteristicile generale ale punctului de lucru?

În conformitate cu legislația din România, printre caracteristicile generale ale unui punct de lucru se numără:

• este o locație distinctă de sediul social al companiei, dar este subordonată acestuia;
• este utilizat pentru desfășurarea activității comerciale sau a altor activități specifice ale companiei (spre exemplu, de producție sau servicii);
• poate fi amplasat în aceeași localitate cu sediul social sau într-o altă localitate;
• este menționat în actul de înființare a companiei și înregistrat la Registrul Comerțului.

2.3. Ce condiții trebuie să îndeplinească punctul de lucru?

Conform legislației din România, un punct de lucru trebuie să îndeplinească o serie de condiții pentru utilizarea corespunzătoare, printre care:

• adresa punctului de lucru trebuie să fie validă;
• este necesar să aveți un contract de închiriere sau altă formă legală de folosință a spațiului în care se află punctul de lucru (contract de comodat sau drept de proprietate);
• trebuie să respectați toate condițiile și reglementările legale specifice pentru activitatea desfășurată în cadrul punctului de lucru;
• trebuie să înregistrați punctul de lucru la Registrul comerțului;
• trebuie să menționați punctul de lucru în toate documentele comerciale, facturi, contracte și alte documente oficiale;
• obținerea autorizațiilor necesare - în funcție de activitatea desfășurată, poate fi necesară obținerea unor autorizații speciale.

2.4. Care sunt pașii necesari pentru înființarea unui punct de lucru?

Printre pașii cei mai importanți în vederea înființării unui punct de lucru în conformitate cu legislația în vigoare din România, se numără:

• identificarea locației potrivite pentru punctul de lucru - trebuie să căutați un spațiu care să corespundă nevoilor și cerințelor afacerii dvs;
• închirierea sau achiziționarea spațiului - trebuie să aveți un contract de închiriere, de comodat sau un act de proprietate pentru spațiul în care va fi amplasat punctul de lucru;
• obținerea autorizațiilor necesare – în funcție de activitatea desfășurată, trebuie să obțineți autorizații de la autoritățile locale și naționale pentru a desfășura activitatea în punctul de lucru;
• înregistrarea punctului de lucru la Registrul Comerțului - trebuie să depuneți documentele necesare la Registrul Comerțului;
• înregistrarea sediului secundar în contabilitate - trebuie să înregistrați punctul de lucru în contabilitatea companiei, în conformitate cu legislația fiscală în vigoare.

3. Privire comparativă

Sediul social se referă la locul unde o societate comercială sau o altă entitate juridică are înregistrat sediul său oficial. Acesta este adresa legală a companiei și este folosită pentru a desfășura activități juridice și administrative.
Pe de altă parte, punctul de lucru se referă la locul unde compania își desfășoară activitățile comerciale și operaționale, precum producția, vânzarea sau furnizarea de servicii.

Principalele diferențe între sediul social și punctul de lucru sunt următoarele:

• sediul social este adresa legală a companiei, în timp ce punctul de lucru este locul unde compania își desfășoară activitățile comerciale și operaționale;
• sediul social poate fi situat în orice locație din România, în timp ce punctul de lucru poate fi situat în orice locație din România sau în străinătate;
• poate fi stabilit un singur sediu social, în timp ce societatea poate înființa mai multe puncte de lucru, în funcție de nevoile concrete;
• sediul social este obligatoriu pentru orice companie înregistrată la Registrul Comerțului, în timp ce înființarea punctului de lucru este opțională, ea devenind obligatorie numai în anumite cazuri prevăzute de lege;
• punctul de lucru poate fi deschis concomitent cu înființarea societății sau la un moment ulterior, pe parcursul desfășurării activității, în timp ce sediul social trebuie stabilit la momentul înființării unui SRL, fiind unul dintre elementele esențiale.

Deși sediul social și punctul de lucru sunt două structuri juridice distincte, ele au și câteva asemănări semnificative în ceea ce privește reglementarea lor de către legislația din România:

• înregistrarea la Registrul Comerțului: atât sediul social, cât și punctul de lucru trebuie să fie înregistrate la Registrul Comerțului;
• adresă legală: atât sediul social, cât și punctul de lucru au o adresă specifică care trebuie să fie specificată în actele juridice ale companiei.
• implică obligații fiscale și contabile: atât sediul social, cât și punctul de lucru implică obligații fiscale și contabile pentru companie;
• desfășurarea activității comerciale: activitatea comercială poate fi desfășurată atât la sediul social, cât și la punctul de lucru.